Sua mesa vive bagunçada, você tem que responder e-mail, whatsapp, direct, facebook e o telefone ainda toca no meio disso tudo!
Se você não tem secretária, com certeza se identificou com essa situação. Uma das dúvidas mais frequentes de quem está começando o consultório é: Como fazer para organizar essa rotina sem ficar louca?
E hoje eu vim aqui para te tranquilizar. Quando eu comecei também não tinha secretária e essa é a realidade de muitas alunas. Então, nutri, é possível manter seu consultório funcionando perfeitamente sem estresse.
Para isso, existem algumas estratégias:
Trabalhando com secretária virtual
Com a agenda preenchida, a demanda por uma pessoa para te ajudar, especialmente nos agendamentos e confirmações de consulta, pode crescer. Uma das possibilidades em um primeiro momento é ter uma assistente virtual ou uma secretária remota.
Existem empresas e profissionais especializadas nesta área. Nessa modalidade você pode negociar para que o atendimento telefônico seja personalizado de forma que o paciente tenha a sensação de estar falando com a secretária da sua clínica ao telefone.
Além disso, elas podem fazer atividades como:
Vantagens e Desvantagens
Vantagens
– Geralmente tem um custo menor do que a contratação CLT
– As atividades que estes planos normalmente incluem são:
– Você não precisa se preocupar com relações trabalhistas entre o seu consultório e a secretária.
– O seu espaço físico e computador não precisa ficar ocupado pela secretária, ela ficará nas instalações do serviço terceirizado.
– Equipe normalmente já é treinada e capacitada para o atendimento.
Desvantagens
– Os planos deste tipo de secretária virtual remota normalmente atendem apenas no horário comercial.
– Algumas atividades que normalmente são feitas por uma secretária presencialmente não é comum que sejam feitas pelas secretárias virtuais remotas como: Recepção, administrativo e cobrança.
Como cobrar os pacientes?
Essa é uma situação que muitas vezes incomoda o nutricionista que ainda não tem secretária. Eu costumava ser essa pessoa, por isso vou dar essa dica bônus para vocês. E recentemente fiz um vídeo sobre isso, que irá te ajudar a vencer esse fantasma.
E quando é a hora de contratar uma secretária?
Você está se sentindo sufocada com o tanto de coisa para fazer? Está trabalhando acima do seu limite, mais horas do que deveria? Humm, será que não é hora de contratar uma secretária?
Quando eu acho que é uma boa hora:
Ter uma secretária é a coisa mais inteligente que você pode fazer para manter sua saúde mental, ao mesmo tempo que pode aumentar o faturamento. Mas vale lembrar que ter um funcionário é uma responsabilidade gigante e deve ser conversado com um contador para entender os encargos que vêm a partir disso. Afinal, não é só pagar um salário: tem férias, 13º salário, impostos etc. Coloque na balança o quanto você paga e o quanto vai receber a mais. Isso nem sempre é sobre dinheiro, é sobre qualidade de vida também.
Para crescer, precisamos de pessoas. Se você quer crescer e já tem um faturamento superior a 8 mil reais, eu acho que vale a pena dar uma boa pensada sobre esse assunto, viu?
Gestão do consultório
Sem dúvida nenhuma para ter uma equipe, você precisa ter uma boa gestão. Esse é um dos quatro pilares para um consultório de sólido. Seu consultório precisa de planejamento e organização financeira.
Por isso, dentro do Consultório Smart, nós discutimos desde preço de consulta até legalização:
E ainda temos o bônus: MINICURSO SECRETÁRIA SMART
Para você treinar sua secretária para ser seu braço direito no seu consultório. Nesse minicurso, ela aprenderá sobre vendas, organização da agenda, recepção do cliente e muito mais. Se você ainda não tem secretária, não se preocupe, o conteúdo também serve para você organizar melhor os agendamentos e receber pagamentos.
Chegou a hora de você amadurecer seu negócio! Reserve sua vaga para a próxima turma!